Case Study: AER JAHRESTAGUNG 2023 – AER KOOPERATION
Client: AER Kooperation
Event: AER Jahrestagung 2023
Location: Amsterdam, Niederlande
Ziel und Geschäftsbedarf des Erlebnisses
Die AER Jahrestagung 2023 in Amsterdam hatte das Ziel, einen Neuanfang nach zwei Jahren pandemiebedingter Einschränkungen zu markieren. Die Veranstaltung sollte nicht nur die Mitglieder der AER stärken, sondern auch als Plattform für den Austausch über aktuelle Herausforderungen im Tourismussektor dienen. Ein zentraler Aspekt war die Förderung von nachhaltigem Reisen und die Weiterbildung der Teilnehmenden. Darüber hinaus sollte das Event ein starkes Netzwerk schaffen und den Austausch zwischen Mitgliedern und Partnern fördern, um eine Gemeinschaft des Lernens und Teilens zu entwickeln.
Das Briefing: Ziele und Herausforderungen
Das Hauptziel der Jahrestagung war es, ein inspirierendes und dynamisches Event zu gestalten, das die Mitglieder informiert und motiviert. Eine der größten Herausforderungen war es, die Mitgliederversammlung in ein kreatives Format zu integrieren, das gleichzeitig formale Anforderungen erfüllt und die Teilnehmenden begeistert. Zudem musste der Standort Amsterdam als Veranstaltungsort logistisch sinnvoll ausgewählt werden, da der Hauptsitz der AER in Bielefeld liegt. Die Veranstaltung sollte eine Balance zwischen informativen Inhalten und ansprechender Atmosphäre bieten, um alle Bedürfnisse der Teilnehmenden zu berücksichtigen.
Durchführung: Das Team und der Ablauf der Veranstaltung
Ein internes Team, bestehend aus Expertinnen und Experten für Marketing, Mitgliederkommunikation, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie Eventmanagement, leitete die Planung und Durchführung. Unterstützt wurde das Team von lokalen Partnern und Sponsoren wie KLM und verschiedenen DMCs, die bei der Organisation der Veranstaltungen halfen. Der Ablauf der Veranstaltung umfasste ein Welcome-Event, eine Mitgliederversammlung, Exkursionen und eine Gala. Besonders innovativ war das Barcamp-Format, das den Teilnehmenden ermöglichte, flexibel zwischen verschiedenen Sessions zu wechseln und aktiv am Programm teilzunehmen. Um eine persönliche Verbindung herzustellen, wurde der Eventbereich kreativ gestaltet, wobei lokale Elemente und Farben integriert wurden.
Erfolg und Wirkung
Die Jahrestagung war ein großer Erfolg und übertraf alle Erwartungen hinsichtlich Teilnehmerbeteiligung und positiver Resonanz. Die Mitglieder berichteten von unvergesslichen Erlebnissen, insbesondere von der Möglichkeit, sich aktiv in das Barcamp einzubringen und die Impulsvorträge zu erleben. Die Veranstaltung vermittelte klar die Botschaft, dass die AER für nachhaltigen Tourismus und innovative Ansätze steht. Die hohe Zufriedenheit der Teilnehmenden wurde durch hervorragende Bewertungen des Veranstaltungsorts und des Programms unterstrichen, was das Ansehen der AER in der Branche weiter stärkte.
Einzigartigkeit und Besonderheit
Besonders hervorzuheben ist die innovative Kombination aus einem modernen Barcamp-Format und traditioneller Mitgliederversammlung. Dieses Event setzte neue Maßstäbe für die Verbindung von informativen Inhalten und aktiver Teilhabe. Durch die Integration von Themen wie Nachhaltigkeit, Künstlicher Intelligenz und Fachkräftemangel konnte das Event nicht nur Wissen vermitteln, sondern auch den Dialog zwischen den Teilnehmenden fördern. Die Gestaltung des Events mit lokalen Elementen und die Möglichkeit für persönliche Gespräche machten die Veranstaltung einzigartig und förderten ein starkes Gemeinschaftsgefühl.
Nachhaltige Wirkung und zukünftige Perspektiven
Die Jahrestagung hat eine nachhaltige Wirkung auf die AER und ihre Mitglieder hinterlassen. Die enge Zusammenarbeit mit lokalen Partnern und Sponsoren zeigt, wie wichtige Themen wie nachhaltiges Reisen in der Branche umgesetzt werden können. Zukünftige Veranstaltungen werden auf den positiven Erfahrungen dieser Jahrestagung aufbauen und weitere innovative Formate sowie Kooperationen mit Mitgliedern und Partnern entwickeln, um das Engagement für nachhaltige Praktiken im Tourismus zu vertiefen.